Наряду с маркером записи и справочником запись должна содержать поле блока 2-- (250 КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС или 254 ОБЩИЙ ПОЯСНИТЕЛЬНЫЙ ТЕРМИН ИНДЕКСИРОВАНИЯ). Кроме того, являются обязательными следующие поля:
001 Идентификатор записи
003 Организация, ответственная за идентификатор записи
100 Данные общей обработки (некоторые элементы данных являются факультативными)
184 Система классификации и ее издание
801 Источник записи
Запись, содержащая поле 254, должна также содержать поле 753 ТЕРМИН ИНДЕКСИРОВАНИЯ – НЕКОНТРОЛИРУЕМЫЙ.
Наличие других полей зависит от конкретной записи, представленной в машиночитаемой форме. Содержание данных в записи зависит от системы классификации, а также практики библиографирующего учреждения, ответственного за запись. В любом случае, если элемент данных присутствует в записи, его содержание должно быть представлено в строгом соответствии с предписаниями данного формата. Элементы данных, представляемые в кодированном виде, обычно не определяются системой классификации или правилами индексирования. Некоторые из этих кодированных элементов данных являются обязательными и поэтому идентифицируются в данном формате.
Функции управления в настоящем формате ограничиваются использованием кодов подполей, разделителей полей и символа конца записи (в соответствии с требованиями ISO 2709); переключающей последовательности набора символов (в соответствии с требованиями ISO 2022); информации о сортировке и представлении верхних и нижних индексов (в соответствии с требованиями ISO 6630). Управление типографскими функциями, например, использованием наборов шрифтов (курсив и т.д.), не допускается.
Если в описании поля в данном формате присутствует слово «повторяемое», то поле может приводиться в той же записи более одного раза.
Если в описании подполя присутствует символ П (повторяемое), то подполе может приводиться в записи одного и того же повторения поля более одного раза.
Идентификаторы подполей не определяют порядок следования подполей в поле. Порядок подполей в записи определяется структурой классификационного индекса, термина индексирования или примечания. В отдельных случаях форматом определяется особое расположение подполей в записи.
Полная запись со всеми определителями содержания является предпочтительной для обмена машиночитаемыми записями. Однако в некоторых случаях при конвертировании записи в обменный формат может оказаться невозможным полное и точное конвертирование некоторых меток полей, индикаторов и идентификаторов подполей, а также кодированной информации. Чтобы избежать противоречий, которые могут возникнуть, если идентификацию отсутствующей информации передать в ведение организаций, столкнувшихся с вышеописанными проблемами, взамен необходимой, но отсутствующей в записи информации используется символ « | » , впредь определяемый как «символ-заполнитель» (вертикальная черта, позиция 7/12 по ISO 646).
Символ-заполнитель используется, когда организация, создающая (модифицирующая) запись, не может установить определитель содержания или код. Это бывает в следующих случаях: а) организация, создающая (модифицирующая) запись, не использует данный определитель содержания или не кодирует данную информацию; б) создающая (модифицирующая) организация использует данный определитель содержания или кодирует данную информацию, но в данной конкретной записи не может определить их точное значение; в) создающая (модифицирующая) организация использует близкие значения для данного определителя содержания или кодированной информации, но их нельзя точно соотнести с эквивалентами, применяемыми в настоящем формате.
При использовании символа-заполнителя соблюдаются следующие правила: символы-заполнители могут применяться только в позициях индикаторов и кодированных данных, значения которых не являются обязательными. Таким образом, символы-заполнители нельзя использовать в маркере и справочнике записи, а также в качестве идентификаторов подполей или для замещения знаков пунктуации или других специальных знаков в данных, записанных в поле.
Назначение данного формата – представление информации о классификационных индексах и связанных с ними заголовках, которые формируются в соответствии с определенной системой классификации.
Классификационные записи RUSMARC определяются наличием кода w (Классификационные данные) в позиции 6 маркера (Тип записи). В формате RUSMARC для классификационных данных определены три вида классификационных записей (поле 100/8):
Запись основных таблиц – запись, в которой классификационный индекс или ряд индексов в поле 250 Классификационный индекс относится к основным таблицам классификации; классификационный индекс в поле 250 может быть простым или сложным (т.е. может состоять из комбинации индекса основных таблиц классификации с одним или несколькими индексами основных или вспомогательных таблиц).
Запись вспомогательных таблиц – запись, в которой классификационный индекс или ряд индексов в поле 250 Классификационный индекс относится к вспомогательным таблицам классификации. Индексы вспомогательных таблиц, как правило, могут использоваться только в сочетании с индексами основных таблиц.
Запись термина индексирования – запись, в которой поле 254 Общий пояснительный термин индексирования содержит термин индексирования, который выражает понятие и не может быть связан с одним классификационным индексом. Запись термина индексирования должна содержать пояснительный текст в поле 753 Термин индексирования - неконтролируемый.
Классификационная запись RUSMARC представляет собой авторитетную / нормативную запись для классификационного (ых) индекса (ов), записанных в поле 250. Классификационный индекс и связанный с ним заголовок может также содержаться в полях 453 ФОРМИРОВАНИЕ ССЫЛКИ "СМ." - ТРАССИРОВКА НЕДЕЙСТВУЮЩЕГО ИНДЕКСА или 553 ФОРМИРОВАНИЕ ССЫЛКИ "СМ.ТАКЖЕ" - ТРАССИРОВКА ДЕЙСТВУЮЩЕГО ИНДЕКСА. Запись термина индексирования вместо классификационного индекса и связанного заголовка в поле 250 содержит термин индексирования в поле 254 ОБЩИЙ ПОЯСНИТЕЛЬНЫЙ ТЕРМИН ИНДЕКСИРОВАНИЯ. В формате для классификационных данных определены три типа классификационных индексов, идентифицируемые в поле 100/9 (Тип индекса):
Отдельный индекс – классификационный индекс – простой, составной (представляющий собой комбинацию индексов основных таблиц, соединенных знаком «:»), или сложный (состоящий из комбинации индекса основных или вспомогательных таблиц классификации с одним или несколькими индексами вспомогательных таблиц), компоненты которого могут содержаться в одном или нескольких повторениях подполя $a поля 250 записи.
Установленный ряд индексов – группа последовательных индексов, определяемая начальным индексом, который содержится в подполе 250 $a, и конечным индексом – в подполе 250 $c записи. Установленный ряд индексов определяется конкретной таблицей. Применительно к ББК это может быть сдвоенный индекс, представляющий собой комбинацию нескольких последовательных индексов одной и той же ступени, объединенных знаком распространения «/».
Сводный ряд индексов – также последовательность индексов с начальным и конечным индексами, представляющая объединение индексов, не имеющих в таблицах общего логического заголовка, под которым бы собиралась литература (например, «Р41—Р73 Специальные клинические разделы медицины»), или индексы вспомогательной таблицы, имеющей заголовок. Заголовок в подполе $j поля 250 в обобщенном виде представляет содержание индексов, лежащих в диапазоне между начальным и конечным индексами ряда. Сводный ряд индексов не определяется конкретной таблицей или планом расположения; для индексов в диапазоне между начальным и конечным индексами ряда, как правило, создаются отдельные классификационные записи. В ББК под сводным индексом (образуемым для этой цели) может помещаться таблица СТД, если она применяется в двух или нескольких подразделах, не имеющих общего заголовка (например: Р194-Р197 Эпидемиология отдельных инфекционных и паразитарных болезней).
Библиографические записи RUSMARC могут содержать классификационные индексы в полях блока 67- и 68-. Авторитетные / нормативные записи RUSMARC могут содержать классификационные индексы в полях блока 6-- БЛОК ИНДЕКСОВ КЛАССИФИКАЦИЙ. Классификационные индексы могут быть действующими или недействующими; а в случае ряда индексов – частично действующими.
Действующий классификационный индекс может использоваться в библиографической или авторитетной / нормативной записи в том виде, как он определен в классификационной записи, или с добавлением букв и / или цифр в соответствии с системой классификации. Также в библиографической записи может использоваться индекс, представляющий собой часть ряда индексов. Кроме того, допускается использование в библиографической или авторитетной / нормативной записи индекса, построенного в соответствии с инструкциями, содержащимися в классификационной записи; для синтезированных индексов и индексов ряда могут создаваться отдельные классификационные записи.
Частично действующий ряд индексов – это ряд индексов, в которых действующим является только начальный или конечный индекс. В библиографической или авторитетной / нормативной записи может использоваться только действующий индекс ряда.
Недействующий классификационный индекс не может использоваться в библиографической или авторитетной / нормативной записи. Однако для недействующего индекса может быть создана отдельная классификационная запись в том случае, если информации, содержащейся в поле 453, недостаточно, и требуется дополнительная информация.
В тексте формата используются следующие условные обозначения:
(1) Знак доллара ($) используется как первый символ идентификатора подполя.
(2) Символ «#» используется в примерах для обозначения пробела.
(3) Знак разделителя поля в примерах подразумевается, но в явном виде не проставляется.
(4) Выражение «Не определено», связанное с позицией индикатора, означает, что данной позиции индикатора значение не присвоено.
(5) Символ «П» используется при описании поля в графе «Примечания» для указания того, что подполе может повторяться; «НП» - для указания того, что подполе не повторяется.
ГОСТ 7.39-82 Систематизация и предметизация. Термины и определения. - Введ. 01.01.84. - М.: Изд-во стандартов, 1983. - 9 с.
ГОСТ 7.73-96 Поиск и распространение информации. Термины и определения. - Взамен ГОСТ 7.27-80; Введ. 01.01.98. - Минск: Изд-во стандартов, 1997. - 15 с.
ГОСТ 7.59-90 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации. - Введ. 01.01.91. - М.: Изд-во стандартов, 1990. - 11 с.
Российский коммуникативный формат представления библиографических записей в машиночитаемой форме (российская версия UNIMARC). - СПб., 1997.
Российский коммуникативный формат для авторитетных / нормативных записей (российская версия UNIMARC). - СПб., 1998.
Требования к формату для классификационных данных: Пер. с англ. / Рос. нац. б-ка, Рос. библ. ассоц.; [Гл. ред пер. Цветкова И.Б.]. – СПБ.: Рос. нац. б-ка, 1998. - 40 с.
ISO 2709-81 Documentation - Format for bibliographic information interchange on magnetic tape TC 46 (Документация. Формат для обмена библиографической информацией на магнитной ленте).