Назначение
Наряду с основной информацией о физическом носителе, документация должна содержать информацию, позволяющую получающему агентству без детальной проверки записей определить, какие из возможных опций формата были выбраны для использования. Ниже приводится указание областей, которые рекомендуется включать в сопроводительную документацию.
Основная информация
Количество записей.
Спецификация маркера записи.
Характер каталогизируемых документов
Описание характера документов должно включать указание типа материала (например, только монографические записи, любые материалы, за исключением электронных ресурсов, и т.п.).
Символ-заполнитель
В документации должно быть указано, в каких случаях вместо значения используется символ-заполнитель.
Обязательные поля
В случае, если какие-либо из обязательных полей не включены в записи либо содержат неполную информацию (см. также раздел 3. 5. Обязательные поля), такие поля должны быть указаны в документации.
Маркер записи
Позиция символа 5: Код статуса записи: необходимо указать диапазон используемых значений.
Позиция символа 8: Код иерархического уровня: необходимо указать, используется ли в передаваемом массиве иерархическая связь записей.
Позиции символов 17-18: Уровень кодирования и Форма каталогизационного описания: необходимо указать диапазон используемых значений.
0-- Блок идентификации
В случае, если какие-либо из полей блока вообще не используются, это должно быть указано в документации.
100 Данные общей обработки
Позиции символов 22-24: Язык каталогизации: В случае, если записи в передаваемом массиве содержат другие коды, кроме rus, следует указать используемые языки.
Позиции символов 25, 26-33: Код транслитерации и Наборы символов: Следует указать используемую систему транслитерации (если транслитерация используется) и наборы символов, используемые в записях.
102 Страна публикации или производства
Если используется подполе $b (Место издания (не ISO)), следует указать, какой перечень кодов используется.
2-- Блок описательной информации
В случае, если ряд подполей не может использоваться (например, если записи конвертированы из другого формата), необходимо привести подробные сведения о не используемых подполях.
3-- Блок примечаний
В случае, если поле 300 ОБЩИЕ ПРИМЕЧАНИЯ использовалось вместо специфических полей 3-- блока, это должно быть указано в документации.
4-- Блок связи записей
Следует указать, используются ли поля 4-- блока. Если да - какого рода информация включена в поля блока.
5-- Блок взаимосвязанных заглавий
Дополнительная информация не требуется.
6-- Блок анализа содержания
В документации следует указать, какие списки кодов из Приложения G были использованы для данных блока 6--.
7-- Блок ответственности
Указать правила включения или исключения знаков пунктуации на границах подполей. Если пунктуация не включается - привести примеры типовых полей.
В случае, если в полях 7-- блока используется подполе $3 (Номер авторитетной записи), следует указать, какой авторитетный файл имен используется.
Кроме того, целесообразно привести информацию об особенностях практики, принятой в библиографирующем учреждении.
801$g Правила каталогизации
Следует указать, какие правила каталогизации из списка, приведенного в Приложении H, были использованы.
9-- Блок локального использования
Следует указать, использовались ли локальные поля (9--, -9-, --9); если использовались - следует привести подробные сведения об использованных полях.